21年前,王某夫妇通过公证将两套房子分给两个儿子,但未办理过户手续。后来,这两套房子被置换成门面房。时至今日,房子尚未交付,开发商却因他案被拘留,房产被查封。王家兄弟向有关部门主张权利,被要求提供相关证明。这让兄弟俩傻了眼:置换合同上是父母的名字,而父母已经过世。
情急之下,王家兄弟找到当年办证的河北省唐山市润新公证处,申请查阅公证档案。获批后,工作人员通过公证档案数字化管理系统检索查阅,仅用1分钟就查到相关信息并打印出来。“为这事我们吃不好睡不着,没想到公证处这么快就帮我们解决了难题。”王家兄弟激动地说。
近年来,公证行业加强信息化建设,运用大数据、人工智能推动公证转型升级,不仅有效拓展公证业务、提升办证效率、保证公证质量,也实现“数据多跑路、群众少跑腿”,减轻了当事人负担。
近日召开的全国公证工作会议透露,目前,全国公证行业信息化建设方案已制定完成,行业管理信息库等“五个数据库”和公证服务查询系统等“四个系统”建设已提上日程,大力推动公证工作改革发展的信息化“引擎”轰鸣。
拓展公证业务
浙江义乌青岩刘村,被称为“淘宝第一村”。最近,卖袜子卖出“三皇冠”的小刘很烦恼,仿冒其品牌和新颖设计的“李鬼”越来越多,如果去外地一家一家取证,打假时间和经济成本都难以负担。一脸苦恼的小刘找到义乌公证处。
小刘的问题很快得到解决。去年,针对辖区电商多、容易被网络侵权的情况,义乌公证处搭建起集电子数据保管、录音存证、手机拍照存证等功能于一体的知识产权网上平台,实现随时、随地、自助取证。
“公证云”“数据保管箱”“网易公证邮”……各地公证机构发挥首创精神,运用信息化拓展创新公证业务领域,满足群众日益增长的公证法律服务需求。
长期以来,很多商业合作者往往通过口头、电话协商洽谈业务,双方发生纠纷后因“口说无凭”导致“有理说不清”。江苏、山东、山西等地的公证处推出通话录音证据保全公证,通过第三方录音并经公证,对预防纠纷、减少诉讼、维护当事人合法权益起到积极作用。
北京市方正公证处借助“移动公证”APP,轻松解决了既往办理电话录音保全公证时,当事人必须在特定时间来公证处在公证员面前多次拨打的不便性。当事人下载该APP后,运用通话录音、现场录音、现场录像等功能,音像同步传至云端进入公证管理平台进行保全,将来一旦遇到诉讼,直接申请出具保全证据公证书即可。
针对越来越多的侵权证据以电子形式存在,电子证据易消失、易被篡改,当事人维权难度大的情况,福建省厦门市鹭江公证处在全国首创“公证云”在线平台,推出“公证云”APP,只要注册成为用户,即可随时随地用手机进行录音、拍照、网页截取,同步保管到公证处数据库,在需要时申请出具公证书。
“任我游”是一家从事旅游服务的公司,大量的旅游书面合同给公司带来不小的经济成本,电子合同能有效减轻企业负担,但万一发生纠纷,如何确认合同效力是个难题。听说鹭江公证处推出“公证云”平台后,“任我游”推动旅行社与客户在该平台签约,一举解决合同效力问题。
山西省太原市城南公证处推出“网易公证邮”,改变了以往电子邮件证据效力低、不利于保护当事人合法权益的窘境。北京市中信公证处开发“数据保管箱”,实现电子证据的固化保存,为后续业务开展扫清了障碍。
据悉,2016年12月,中国公证协会知识产权公证保护平台上线运行,将公证的职能优势与平台的技术优势深度融合,实现社会效益与经济效益共同增长。
提升办证效率
去年以来,很多前往陕西公证机构办证的群众发现,以往必须去民政、公安部门办理的一些手续通通免了。原来,陕西省司法厅与省民政厅建立婚姻公证等民事信息共享系统,可直接查询省内结婚证真伪；与公安机关合作,简化了查证当事人有无犯罪记录等手续。
目前,我国有公证员1.3万多人,与日益增长的公证服务需求相比,不少地方“证多人少”矛盾比较突出。为此,公证行业一方面挖掘本系统的业务数据价值,另一方面与法院、公安、民政、卫生等部门协商打通数据壁垒,向信息化要效能。
公证传统业务多为手工操作,当事人申请办证时间长,公证员现场受理案件也要花较长时间。鹭江公证处研发公证业务系统,实现办证全程无纸化,所有公证文书由系统自动生成并引入电子印章,节省了公证员大量的重复操作时间,大多数常见公证事项实现立等可取。
广东省佛山市禅城区去年启用社会综合治理云平台,统筹社会治理和城市管理各类资源。禅城公证处积极推动将公证数据嵌入云平台,大大提高公证核实效率与准确性。前不久,张女士因丈夫死亡,需办理继承银行存款公证。按规定,张女士需提供有关单位出具的其丈夫的《家庭情况证明》,但由于种种原因,张女士无法出具该证明。禅城公证处借助云平台,调查核实情况,及时解决了张女士的难题。
目前,我国公证机构年办证量近1400万件,公证业务数据和信息本身就是一个“富矿”。各地公证机构借助科技唤醒沉睡的数据,依法妥善加以发掘和利用。
河北省在全国率先推动公证档案数字化采集工作,对上世纪八十年代初公证制度恢复重建以来该省1200万多件公证档案进行数字化扫描采集,构建覆盖全部历史档案并随时更新的“数字公证”,使得公证机构自身获取信息、业务办理更加高效快捷。
近年来,办理遗嘱公证的人越来越多。中国公证协会积极开展全国公证遗嘱备案查询平台专项建设。迄今为止,该平台数据达133万余条,2000多家公证机构进行有效查询超115万次。
确保公证质量
公证信息化,已经成为确保公证质量的强有力抓手。
近年来,不少公证机构积极借助信息化加强公证质量监管,针对高风险的公证事项,采取技术手段进行提示、规避,探索运用互联网技术实现在线、远程监管办证质量,防患于未然。
江苏公证年均办证89万件,有效加强质量监管成为头等大事。为此,江苏省司法厅研发推广江苏省公证业务系统,组建省、市、县三级互联互通公证专用网,104家公证处全部实现在线办证和实时数据管理,从受理到归档全程可视可控可留痕。
业务系统的运行产生积累了大量办证数据,江苏及时开发挖掘海量数据,建成公证信用信息数据库,收集公证当事人使用虚假材料、隐瞒客观事实、冒用虚假身份骗取公证书的失信行为记录数据3766项、1953人,即时发送各公证机构联网警示,有效防止失信行为的蔓延。
广东省司法厅统一开发了公证管理系统,系统具备自动、直接、实时从全省公证机构办证系统抓取公证业务数据的功能,实现对公证机构办证和收费的实时、垂直监管。
破除“信息孤岛”,广东公证管理系统还实现全省公证黑名单、假材料的自动采集和共享,帮助公证机构防范执业风险。目前,全省公证数据中心已有公证业务数据570多万条,黑名单数据5400多条。
公开是最好的监督。今年以来,上海市长宁公证处对原有“网上核查”服务进行全面更新,以开放“长宁公证文书库”查阅的方式,协助相关职能机构对其手头公证书的真假进行识别比对。
提供便捷服务
7月4日,浙江省温州市民章先生和赵先生来到华东公证处办理拆迁房买卖委托公证。由于已网上预约,又涉及拆迁安置,公证处为他们开通绿色通道,仅30分钟就办好手续。“以前办理公证头都晕,现在材料网上上传,在家里就可以操作,有遗漏也不用来回跑了。”章先生感慨道。
近年来,公证机构推行网上办证服务,对于具备网上申办条件的公证事项,实行“网上申请、网上受理、网上审核、网上缴费”的一条龙、一站式服务,深受群众欢迎。
广东省开通“广东e公证服务”网,打造公证行业统一面向群众提供服务的网络平台,为群众提供网上预约、受理和咨询服务。今年1月,“广东公证”微信号上线运行,具备办证进度和机构人员查询、台湾公证书核验在线预约等服务功能。
黑龙江省在全省范围内开通公证微信城市服务,打造“365×24”式全天候公证服务模式,群众足不出户即可随时随地申请公证服务,可以通过微信支付、支付宝、银行转账等方式完成公证交费,大幅节约了社会成本。
长宁公证处于去年推出集网络平台、微信平台、APP平台于一体的涉外公证网上申办系统,可受理申办的公证事项达50多种。除在线申请、上传材料、在线支付等基本功能外,系统还实现办证进度查询、证照电子文件上传后台自动生成证照、短信通知领证等功能拓展,基本保证当事人“最多跑一次”。
中国公证协会在官网开设统一入口,启动中国公证网百家公证处在线受理,努力实现“足不出户,公证到家”的便民目标。各地公证机构充分运用信息化技术,将申办公证需要提交材料的内容和标准在公共网络平台上公布,方便当事人查询。
近期,司法部部署在北京、安徽、四川等10个省份开展办理公证“最多跑一次”试点,要求通过健全完善信息化办证手段、积极推动信息互联共享,为当事人提供通畅便捷、优质高效的公证服务。
公证信息化的提速,必将为公证行业插上腾飞的翅膀。（周斌）